Telefon zvoní právě ve chvíli, kdy máte plné ruce práce. Zákazník píše v deset večer a čeká, jestli máte volno v pátek. A vy pak v hlavě skládáte termíny, aby se nikde nepřekrývaly. Přesně tohle řeší rezervace přímo na webu – ale jen tehdy, když je udělaná dobře.
Kdy se rezervační systém vyplatí
Rezervace dává smysl všude, kde prodáváte svůj čas nebo kapacitu: kadeřnictví a kosmetika, ordinace, poradenství, autoservis, ubytování, kurzy, pronájem techniky. Uvažujte o ní, když platí aspoň dvě z těchto vět:
- domlouvání termínů vám denně sebere víc než pár minut,
- zájemci se ozývají mimo pracovní dobu a vy jim odpovídáte až druhý den,
- občas vznikne překryv nebo se na termín zapomene,
- chcete dát zákazníkovi možnost objednat se bez telefonování.
Naopak pokud máte pár zakázek měsíčně a každou stejně probíráte osobně, rezervace vám práci nezjednoduší. Stačí dobře udělaný poptávkový formulář.
Co má rezervační systém umět
Rozdíl mezi systémem, který šetří čas, a tím, který přidělává práci, je v detailech:
- Ukazovat jen skutečně volné termíny. Systém musí vidět do vašeho kalendáře, jinak budete obsazenost hlídat ručně.
- Potvrzení e-mailem hned po objednání – zákazníkovi i vám.
- Připomínku den předem. Nejlevnější způsob, jak snížit počet lidí, kteří nedorazí.
- Zrušení a přesun bez telefonátu. Uvolněný termín se má sám nabídnout dalším.
- Zálohu nebo platbu předem u služeb, kde vás neúčast stojí peníze.
- Fungovat na mobilu. Většina rezervací vzniká v telefonu, často večer.
Napojení na kalendář, který už používáte
Nejčastější chyba je zavést druhý kalendář vedle toho, ve kterém si vedete práci. Za týden se rozejdou. Rezervace proto napojujeme na kalendář, který už používáte – Google, iCloud, Outlook i vlastní server přes standard CalDAV. Nový termín se objeví v mobilu během chvíle a když si do kalendáře zapíšete dovolenou, systém ji sám bere jako obsazeno.
Na co si dát pozor
- Počet kroků. Každý krok navíc, každé povinné pole, každé zakládání účtu ubere část zájemců. Jméno, telefon, e-mail a souhlas stačí.
- Pravidla provozu. Otevírací doba, pauza na oběd, svátky, dvě křesla místo jednoho, různě dlouhé služby. Tohle se musí nastavit hned, jinak se budete k systému vracet.
- Osobní údaje. Sbírejte jen to, co opravdu potřebujete, a mějte jasno, jak dlouho to držíte. Patří to do zásad zpracování osobních údajů.
- Kdo to spravuje. Systém, do kterého se nikdo nepřihlásí, je k ničemu. Musí být tak jednoduchý, aby v něm zvládl pracovat i kolega na recepci.
Hotové řešení, nebo na míru?
Hotová služba se hodí, když vaše rezervace vypadají jako u ostatních ve vašem oboru. Zapne se rychle a platí se měsíčně.
Řešení na míru se vyplatí, když máte vlastní pravidla – kombinujete zdroje, potřebujete napojení na váš systém nebo chcete, aby rezervace vypadala jako zbytek webu a ne jako cizí okno. Platíte jednou, systém je váš a dá se dál rozšiřovat.
V praxi často děláme kombinaci: rezervaci na míru přímo ve webu, napojenou na kalendář a e-maily, které už zákazník zná.
Co si z toho odnést
Rezervace není o technice, ale o tom, kolik práce vám ubere. Dobrý systém pozná zákazník podle toho, že se objedná za půl minuty. Vy podle toho, že vám přestane zvonit telefon kvůli termínům.
Chcete rezervace na svém webu? Napište nám, co a jak objednáváte, a navrhneme řešení i s cenou předem.
